Le numéro d’identification d’étranger ou NIE est indispensable en Espagne. Non seulement le NIE sert à créer une entreprise en Espagne, mais il est également utile pour toute opération immobilière ou commerciale sur le territoire hispanique. Ce document d’identité pour les étrangers peut s’obtenir sans se déplacer, mais pas sans respecter toutes les formalités. Pramex vous explique tout pour obtenir le NIE en Espagne.  

Qu’est-ce que le NIE ? 

Les espagnols ont le DNI (documento nacional de identidad) obligatoire pour toute personne de plus de 14 ans. Les étrangers, résidents ou non, qui ont des intérêts en Espagne doivent obtenir le NIE (Número de Identidad de Extranjero ou numéro d’identification d’étranger), composé d’un même nombre de caractères. Le NIE est ainsi composé d’une lettre (X, Y ou Z), de 7 chiffres et d’une lettre.  

Le NIE est un numéro unique attaché à la personne et valable pour toute la vie. 

Les formats du NIE varient en fonction de la localisation du titulaire du NIE: Est-il résident ou non sur le sol espagnol ? 

• un document sans photo qui sera par conséquent accompagné d’une autre pièce d’identité avec photo pour les non-résidents ; 
• un document avec photo pour les résidents, tout comme le permis de résidence des étrangers non européens. 

Bon à savoir

En Espagne, un salarié détaché ou un VIE (volontaire international en entreprise) doit avoir une assurance santé privée en complément. La carte de santé européenne ne fonctionne pas. Des justificatifs relatifs à la détention de fonds monétaires et au lieu de résidence espagnol sont requis quand on réside plus de 6 mois. En revanche, le recrutement d’un salarié en Espagne ne nécessite pas d’avoir obtenu au préalable son NIE. Les démarches pourront s’effectuer une fois sur le territoire espagnol. 

Pourquoi obtenir un NIE en Espagne ? 

Vous aurez besoin du NIE pour de nombreux formulaires administratifs, pour toute opération d’achat mobilière ou immobilière, pour tout contrat d’abonnement, etc.  

En général, vous entendez parler du NIE pour la première fois lorsque vous souhaitez créer une filiale en Espagne. Les raisons de s’implanter en Espagne sont nombreuses et supplantent largement les lenteurs administratives. Le NIE du dirigeant français est indispensable pour la création de l’entreprise espagnole mais aussi pour sa gestion quotidienne, comme par exemple : 

• ouverture d’un compte bancaire en Espagne, 
• délégation de pouvoirs, 
• achat d’un bien immobilier ou représentation d’une entité qui se porte acquéreur, 
• acte notarié, 
• relations avec l’administration espagnole, 
• réponse à des appels d’offres, 
• import de marchandises en Espagne, 
• export de produits réglementés (comme les produits pharmaceutiques), 
• embauche d’un salarié, 
• contrat d’abonnement de télécommunications, 
• rachat de société, etc. 

Bref, le NIE se révèle nécessaire pour toute démarche physique ou virtuelle en Espagne ! 

Bon à savoir : 

A priori, l’obtention d’un NIE ne constitue pas en soi un indice d’établissement stable pour le fisc. 

Le NIE s’utilise en complément du certificat digital et du NIF (numéro d’identification fiscale). Le NIF se confond avec le NIE pour les personnes physiques mais nécessite des démarches complémentaires pour les personnes morales. 

Comment l’obtenir ?

L’étape préalable consiste à se poser la question de la résidence en Espagne puisque cela déterminera les démarches et les documents à présenter. 

Attachons-nous à l’obtention du NIE par un non-résident. Il s’obtient de deux façons : 

• au consulat d’Espagne dans son pays d’origine : les formalités varient en fonction de chaque consulat en termes de prise de rendez-vous, de paiement des taxes, etc. 
• auprès d’un commissariat de police espagnol : après avoir obtenu un rendez-vous en ligne, le demandeur ou son mandataire se présente en personne. 

Un président d’une entreprise française peut se faire représenter pour les formalités d’obtention du NIE. Un mandat sera alors présenté, après avoir été octroyé devant notaire en France, revêtu de l’apostille de La Haye puis ensuite traduit.  

Quelles sont les pièces justificatives à présenter pour obtenir un NIE espagnol ? 

• un pouvoir notarié, traduit et apostillé du mandataire, 
• une photocopie de la pièce d’identité apostillée, 
• un formulaire EX15
• le justificatif de paiement de la taxe fiscale 9,84 euros (une procédure en soi complexe à réaliser seul !)

Quel est le délai pour obtenir le NIE en Espagne ? 

Il faut compter entre 1 et 2 mois pour obtenir le NIE d’un non-résident, lorsque les démarches sont effectuées par un mandataire. 

Les délais sont variables selon les commissariats : certains délivrent immédiatement le NIE, d’autres imposent un second rendez-vous. 

Lors de la création d’une entreprise en Espagne, obtenir le NIE constitue l’une des étapes formelles indispensables. Dès lors que le président d’une entreprise française n’a aucune attache en Espagne, recourir aux services d’un mandataire présent localement évite des déconvenues. PRAMEX accompagne ses clients tout au long des procédures et les conseille sur l’optimisation des processus. 

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.